Vad är personuppgifter? Personuppgifter är alla uppgifter som identifierar dig som person. Det kan vara namn, adress och personnummer men även vissa andra dokument – till exempel en bild, om man ser att det är du som är på bilden.

Ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Föreningen Konstepidemin, organisationsnummer 857205-3455, Konstepidemins Väg 6, 413 14 Göteborg (nedan kallad föreningen) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för föreningens verksamhet. Föreningens verksamhet finns beskriven i våra stadgar:

”Föreningens ändamål är att skapa ett tvärkulturellt centrum med internationell anknytning i Göteborg. Föreningen upplåter arbetslokaler till skapande konstnärer av skilda kategorier och arrangerar aktiviteter för en kulturintresserad allmänhet. Denna publika verksamhet planeras och genomförs med hjälp av ett antal arbetsgrupper inom föreningen. För dessa arbetsgruppers verksamhet finns särskilda riktlinjer.”
Läs mer i föreningens stadgar

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

För att föreningen ska kunna bedriva sin verksamhet behandlar vi personuppgifter för olika ändamål kopplade till verksamheten. Det handlar till exempel om att:

• skicka nyhetsbrev till intresserade om föreningens publika verksamhet
• administrera utställningsansökningar och utställningar i Galleriets lokaler samt Blå huset
• administrera ansökningar till våra 5 gästateljéer
• administrera lokaluthyrning (bokning och fakturering av lokaler)
• kommunicera med medlemmarna (kallelser till aktiviteter, intern information)
• hantera medlemsrelaterade ekonomiska transaktioner (främst ateljéhyror)
• administrera anställdas personuppgifter (betala ut lön, redovisa avdragen skatt, bokföra lönekostnader, upprätta anställningsavtal)

Vilka delar vi personuppgifter med?

• Vid anställning delar vi personuppgifter med Skatteverket och SEB.
• Vid revision anlitar vi Trevi Revision.
• Vid behov av IT-support anlitar vi Net Services.

Personuppgifterna kommer inte att överföras till tredje land (länder utanför EU/EES). Dina personuppgifter kommer inte att utsättas för automatiserat beslutsfattande, vilket innebär att det alltid kommer att vara en människa som fattar beslut om behandling av dina personuppgifter.

Vi använder oss av etablerade plattformar för kommunikation och lagring och följer respektive användaravtal för följande tjänster: Dropbox, WordPress, Mailchimp, Mynewsdesk, Google Analytics, Facebook, Instagram.

Vilken laglig grund har vi för personuppgiftsbehandling?

Föreningen behöver ha en laglig grund för behandlingen av personuppgifter. Vilken grund vi använder beror på ändamålet med behandlingen. I tabellen nedan har vi sammanställt de olika ändamålen och vilken laglig grund som är aktuell.

Prenumerant: När du fyller i att du vill prenumerera på vårt nyhetsbrev på vår hemsida så ingår du ett avtal med Föreningen Konstepidemin att behandla dina personuppgifter (endast e-post).
Medlem/ateljist: Styrelsen fattar på förslag av ateljégruppen beslut om uthyrning av ateljéer vars hyresgäster därmed blir medlemmar i föreningen. När du undertecknar hyresavtalet ingår du ett avtal om medlemskap med Föreningen Konstepidemin vilket alltså är vår lagliga grund för att behandla dina personuppgifter.
Medlem i Vänföreningen: När du betalar in avgiften ingår du ett avtal om medlemskap med Konstepidemins Vänner vilket alltså är vår lagliga grund för att behandla dina personuppgifter.
Anställning: Om du blir anställd av föreningen kommer vi att skriva ett anställningsavtal som du godkänner genom att skriva under det. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna uppfylla detta avtal.
Utställare: Avtalet uppstår mellan Föreningen Konstepidemins galleri och varje utställare vid undertecknade av utställningsavtal, vilket alltså är föreningen Konstepidemins lagliga grund för att behandla dina personuppgifter.
Gästkonstnär: Avtalet uppstår mellan Föreningen Konstepidemin och varje gästande konstnär vid undertecknade av hyresavtal för gästateljé, vilket alltså är föreningen Konstepidemins lagliga grund för att behandla dina personuppgifter.
Kunder: För kunders personuppgifter gäller bokföringslagen, vilket innebär att vi sparar fakturauppgifter i sju år.
Extern samarbetspartner: Publicering av information om evenemang och samarbetspartner sker enligt överenskommelse eller avtal vid varje separat evenemang.

Var och hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter lagras i vårt kombinerade datasystem för medlemsregister, personalregister och bokföring. Datasystemen lagras på datorer i Sverige – för närvarande i Dropbox. Föreningen sparar personuppgifterna olika länge beroende på din roll i föreningen:

Prenumerant: Vi sparar din e-post tills du väljer att avbryta din prenumeration, vilket enklast görs via Unsubscribe i sidfoten på nyhetsbrevet.
Medlem/ateljist: Vi sparar dina personuppgifter till dess att ateljén sägs upp av endera part. Undantaget är det undertecknade avtalet som arkiveras i brandsäkert säkerhetsskåp för kommande historiskt intresse. När det gäller personuppgifter i vår bokföring är vi enligt Bokföringslagen skyldiga att spara dessa i sju år.
Medlem i Vänföreningen: Vi sparar dina/era personuppgifter till och med andra kalenderåret efter den senaste inbetalningen – detta för att vi inte skall behöva radera dina personuppgifter om det skulle bli ett glapp mellan inbetalningarna. Om till exempel den senaste inbetalningen sker 2018 sparar vi uppgifterna till och med kalenderåret 2020. Därefter raderar vi alla dina/era personuppgifter om inte en ny inbetalning sker.
Anställning: föreningen raderar personuppgifterna vid utgången av kalenderåret efter din senaste anställning. Om senaste anställningen till exempel var 2018 raderar vi dina personuppgifter vid utgången av 2019. När det gäller personuppgifter i vår bokföring är vi dock enligt Bokföringslagen skyldiga att spara dessa i sju år.
Utställare: Om du är utställare i någon av Galleriets lokaler eller Blå huset vid Konstepidemin, så sparar vi dina personuppgifter av intresse (arkiv/historik).
Gästkonstnär: Om du är gästkonstnär vid Konstepidemin, så sparar vi dina personuppgifter av intresse (arkiv/historik/statistik).
Extern samarbetspart: Om du samarbetar med Konstepidemin, så sparar vi information om projektet eller evenemanget av intresse (arkiv/historik/statistik).

Vilka rättigheter har du?

Du som registrerad i föreningen har flera rättigheter som du bör känna till.

Du har rätt att: få ett registerutdrag avseende föreningens behandling av dina personuppgifter. Föreningen ska vid begäran av registerutdrag utan kostnad förse dig med en kopia av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som du begär får föreningen ta ut en rimlig avgift utifrån administrativa kostnader. Du kan enkelt begära ett registerutdrag genom att skicka ett meddelande till  info@konstepidemin.se.

Du har rätt att: få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna tills de blir ändrade.

Du har rätt att: bli raderad från föreningens register, under vissa omständigheter:

• Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för.
• Om behandlingen grundar sig på den enskildes samtycke och du återkallar samtycket.
• Om du motsätter sig personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen.
• Om personuppgifterna har behandlats olagligt.
• Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.
• Om personuppgifterna avser barn och har samlats in i samband med att barnet skapar en profil i ett socialt nätverk.

Du har rätt: att dra in ett samtycke, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända mot direktmarknadsföring.

Du har rätt: att lämna ett klagomål avseende föreningens behandling av personuppgifter till Datainspektionen, besök www.datainspektionen.se.

Du kan när som helst utöva dina rättigheter genom att begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter, begära begränsning av behandling eller invända mot behandling. Kontakta styrelsen för att utöva dina rättigheter.

Kontakta styrelsen om du vill veta mer

Har du frågor om föreningens personuppgiftsbehandling eller vill utöva dina rättigheter kontaktar du styrelsen. Enklast gör du detta med e-post till: styrelsen@konstepidemin.se.